En offentlig stillingsutlysning kan inneholde en lang liste med utdanning, erfaring, personlige egenskaper og dokumentasjonskrav. Det kan se ut som om søknaden må svare med like mange sider. Det motsatte er som regel mer effektivt: gjør det lett for leseren å finne bevisene på at du fyller kravene.
I staten skal kandidatene vurderes opp mot kvalifikasjonskravene i utlysningen. DFØ anbefaler at arbeidsgiveren skiller mellom må-krav og bør-krav, og at vurderingen kan dokumenteres og etterprøves. Som søker bør du derfor behandle annonsen som en vurderingsmatrise, ikke som inspirasjon til en generell tekst.
Start med en kravtabell
Kopier kravene inn i et arbeidsdokument før du skriver. Lag tre kolonner: krav, dokumentasjon og eksempel. «Relevant høyere utdanning» dokumenteres med graden din. «Erfaring med prosjektledelse» trenger både rolle, omfang og resultat. «God skriftlig fremstillingsevne» kan vises gjennom rapporter, vedtak eller annet arbeid du faktisk har skrevet.
Marker kravene slik:
- Må-krav du klart oppfyller.
- Må-krav som trenger en forklaring.
- Bør-krav eller ønskede kvalifikasjoner.
- Krav du ikke oppfyller.
Hvis du mangler et reelt må-krav, skal du ikke forsøke å skjule det. Les ordlyden nøye: «må ha» er noe annet enn «det er ønskelig». Er du usikker på om nærliggende erfaring kan godtas, kan du stille kontaktpersonen et konkret spørsmål før fristen.
Svar i samme rekkefølge som annonsen
Innled med hvilken stilling du søker og to setninger om hvorfor bakgrunnen din passer hovedbehovet. Bruk deretter tre eller fire korte avsnitt som følger de viktigste kravene i annonsen. Du trenger ikke gjenta hvert krav ordrett, men leseren skal kunne kjenne igjen strukturen.
Et godt avsnitt inneholder påstand, eksempel og relevans: «De siste to årene har jeg koordinert innføringen av et nytt saksbehandlingssystem for 35 brukere. Jeg planla opplæringen, fulgte opp leverandøren og leverte innen fristen. Det gir meg erfaringen med tverrfaglig prosjektarbeid dere etterspør.» Det er mer overbevisende enn «Jeg har gode samarbeidsevner og liker utfordringer».
La CV-en bære dokumentasjonen
Søknaden skal prioritere og forklare; CV-en skal gjøre opplysningene kontrollerbare. Oppgi måned og år for arbeidsforhold, tydelige stillingstitler, arbeidsgiver og relevante oppgaver. Plasser den mest relevante kompetansen tidlig. Dersom utlysningen ber om vitnemål, autorisasjon eller sertifikat, last det opp i formatet portalen krever.
Ikke bruk plass på å gjenfortelle hele karrieren. Eldre og mindre relevante roller kan komprimeres, mens erfaring som svarer på må-kravene får konkrete punkter. Kontroller at søknad og CV bruker samme datoer og titler.
Slik håndterer du det du mangler
Et manglende bør-krav trenger ikke stoppe deg. Beskriv nærliggende kompetanse og hvordan du kan lukke gapet: «Jeg har ikke arbeidet i Public 360, men har brukt to andre sak- og arkivsystemer og lært begge som superbruker.» Unngå å kalle deg ekspert hvis eksemplet ikke støtter det.
Avslutt med en kontroll: Har du dokumentert alle må-krav? Er de viktigste eksemplene målbare eller observerbare? Er motivasjonen knyttet til oppgavene og samfunnsoppdraget? Er teksten kort nok til at poengene synes? En ryddig søknad kan ikke erstatte formelle kvalifikasjoner, men den kan sørge for at kvalifikasjonene du faktisk har, blir sett.